Theo quy định năm Minh Mạng thứ 9 (1828), tất cả các Cai tổng đều chọn trong hàng ngũ Lý trưởng người nào nhanh nhẹn, giỏi việc mới bổ dụng. Tri huyện có nhiệm vụ báo cáo danh sách Cai tổng, Phó cai tổng lên cấp trên để xin văn bằng, mộc triện mới được bổ dụng.
Khác với chức danh Lý trưởng, Cai tổng không do dân bầu ra và cũng không phải do Hoàng đế bổ nhiệm như Tri phủ, Tri huyện. Dựa vào tài năng và phẩm chất, quan Tri huyện đề nghị và các quan Lưu thủ (Trấn thủ) bổ nhiệm. Tri huyện là người chịu trách nhiệm chính trong việc đề cử Cai tổng “viên phủ, huyện cử người ra, có thể biết ngay bọn Cai tổng, Phó cai tổng nào không thể xứng chức và nhân việc nhiễu dân, đưa ra vạch tội, tường trình quan thượng ty chiếu luật trừng trị thì khỏi phải tội cử nhầm”1.
Cai tổng có nhiệm vụ: “đến kỳ binh lương thì thu thuế đúng hạn, có trộm giặc lén lút thì nã bắt, hay có cường hào gàn dở thì vạch rõ để trị tội, có kẻ điêu toa gian dối thì trừng trị để cho thuế khóa xong đủ, địa phương yên ổn, dân không bị tổn hại và không bị phiền nhiễu”2.
Minh Mạng đặt lệ 3 năm khảo xét Cai tổng, Phó cai tổng.
Quy định: nếu địa phương yên ổn, thuế khóa xong xuôi, dân không điêu toa và không có mối tệ gì khác thì cho hạng ưu, các chức danh phụ trách cấp tổng theo thứ tự cân nhắc: Cai tổng thí sai thì cho thực thụ. Phó tổng ngoại ủy thì cho làm Cai tổng thí sai. Cai tổng thực thụ thì thăng Tòng bát phẩm bá hộ do quan trấn điều động.
Nếu các việc ở tổng chưa được hoàn thành mà xét không có dấu hiệu tham ô thì xếp hạng bình, cho lưu nhiệm. Ai làm kém lại tham ô thì bị xếp hạng liệt và cách chức. Hạng kém là hạng trong kỳ hạn binh lương mà bị thiếu hụt số đinh, an ninh không đảm bảo, trộm cướp xảy ra, quan lại nhũng nhiễu mà không biết vạch tội.
Năm 1836, triều đình quy định: Cai tổng thực thụ người nào ở trong năm, thu thuế gọi lính đầy đủ thì tiếp tục cấp cho tiền gạo, theo định lệ. Nếu thiếu 5% trở lên, thôi không cấp lương, thiếu 10% trở lên tâu xin cách lưu, đổi việc. Ngày nào thu đủ mới chi lương và tâu xin khai phục.
Về nhân sự cấp tổng, vào năm 1846, triều đình có quy định: cấm không cho Cai phó tổng là người cùng một làng, cùng một họ với Cai tổng, cấm không cho Cai phó tổng gả con cho nhau và chỉ người nào từ 35 tuổi trở lên mới được cử làm Cai phó tổng.
Tổng là cấp trung gian, chức năng chủ yếu của viên Cai tổng cũng là đốc thúc các Lý trưởng lo sưu thuế, giữ gìn an ninh ở các địa phương. Cai tổng không có bộ phận giúp việc mà dựa vào bộ máy chức dịch ở xã để thi hành nhiệm vụ. Cấp huyện, có Tri huyện được giao quyền trực tiếp trị dân và có trụ sở làm việc, còn cấp tổng không có trụ sở, chịu sự sai phái của Tri huyện. Cai tổng có số lương rất thấp, nên cuộc sống khó khăn. Cai tổng tuy là chức quan được Trấn thủ (Tuần phủ) bổ nhiệm nhưng họ không được hưởng tiền dưỡng liêm.
5.2. Cấp xã
Trong thiết chế bộ máy nhà nước triều Nguyễn, xã là cấp hành chính cơ sở, giữ vai trò tương đối độc lập với chính quyền Trung ương.
Cấp xã rất được nhà Nguyễn coi trọng. Sức mạnh hay vận mệnh của triều đại đều phụ thuộc rất nhiều vào việc nhà nước có quản lý được một cách toàn diện và hiệu quả xã thôn hay không3.
Đầu thời Gia Long, đặt chức Xã trưởng phụ trách các xã, Thôn trưởng phụ trách các thôn và giúp việc cho xã trưởng. Năm 1828, triều đình cho đổi chức Xã trưởng thành chức Lý trưởng, bỏ chức thôn trưởng, đặt chức Phó Lý trưởng.
Trước đây, tùy theo quy mô của làng xã để có số lượng Xã trưởng khác nhau, nay mỗi xã chỉ có một Lý trưởng không quy định xã lớn hay xã nhỏ. Bên cạnh đó, thì chức phó Lý trưởng cũng giảm bớt, chỉ còn 2 người. Năm 1828, triều đình quy định cụ thể:
Xã nào số đinh dưới 50 người thì đặt một Lý trưởng.
Xã nào số đinh trên 150 người thì đặt thêm 2 Phó Lý trưởng 4.
Chức danh Xã trưởng, Lý trưởng do dân bầu lên; chọn những người có thực lực, mẫn cán và có gia sản.
Theo Đại Nam nhất thống chí vào thời Tự Đức, tỉnh Phú Yên có 2 huyện, 7 tổng; huyện Đồng Xuân 3 tổng, 109 xã, thôn, phường, giáp; huyện Tuy Hòa 4 tổng, 95 xã, thôn phường giáp5. Tất cả là 204 xã, thôn, phường, giáp.
Trách nhiệm của trưởng đơn vị hành chính cấp xã, trước hết là thay mặt Nhà nước quản lý ruộng đất và thu thuế ở các xã thôn. Bên cạnh đó, xã trưởng còn có nhiệm vụ bắt lính, điều phu phen tạp dịch, giữ gìn trị an, chăm lo đời sống cho dân, xây dựng, tu bổ đê điều, cầu cống, cứu tế xã hội…
(Còn nữa)
Phó Giáo sư ĐỖ BANG
1.Nội các triều Nguyễn, Khâm định Đại
2.Nội các triều Nguyễn , Khâm định Đại
3. Đỗ Bang (chủ biên), Tổ chức bộ máy nhà nước triều Nguyễn (1802-1884), Thuận Hóa, 1997,tr. 192.
4. Quốc sử quán triều Nguyễn, Đại
5 Quốc sử quán triều Nguyễn, Đại Nam nhất thống chí, Tập III, Thuận Hoá, 1992, tr. 64 -65. Theo “Nghiên cứu địa bạ triều Nguyễn Phú Yên” của Nguyễn Đình Đầu, năm 1815- 1816 (Gia Long thứ 14- 15), trấn Phú Yên có 176 làng, giai đoạn 1832- 1898, có 165 làng.
