UBND phường 3 là đơn vị hành chính đầu tiên của TP Tuy Hòa thực hiện mô hình thủ tục hành chính gần gũi và thân thiện với người dân thông qua những bức thư thăm hỏi, chúc mừng, chia buồn khi người dân lên đăng ký kết hôn, làm giấy khai sinh, giấy chứng tử… Qua đó tăng thêm mối quan hệ mật thiết giữa người dân với chính quyền, góp phần nâng cao chỉ số PAPI, chỉ số cải cách hành chính tại địa phương.

Những lá thư thân thiện

Lên UBND phường 3 làm giấy khai sinh cho cháu ngoại, bà Trần Cẩm Tâm (khu phố Nguyễn Thái Học) bất ngờ khi vừa nhận được giấy khai sinh vừa nhận một lá thư của lãnh đạo phường với những lời chúc chân thành và các hướng dẫn việc chăm sóc em bé. Với bà, đây là một ngày đặc biệt, tràn ngập niềm vui. Bà Tâm xúc động cho biết: “Tôi thấy rất vui và quá ngạc nhiên khi nhận được sự quan tâm của địa phương thông qua lá thư chúc mừng. Hành động nhỏ ấy cho thấy sự thân thiện của cán bộ, công chức nơi đây”. Cùng chung niềm vui này, anh Trần Thiện Thịnh và chị Cao Thị Hồng Điểm trong ngày đi đăng ký kết hôn cũng được nhận lá thư chúc mừng “Trăm năm hạnh phúc” nên cảm thấy rất ấm áp.

Ý tưởng gửi thư chúc mừng, chia buồn cho người dân được UBND phường 3 áp dụng cách đây gần 2 tháng. Người đưa ra ý tưởng và thực hiện chính là Chủ tịch UBND phường Nguyễn Văn Chinh. Lâu nay câu hỏi làm thế nào để tạo sự quý mến của người dân, tăng sự thân thiện của cán bộ, công chức, góp phần phát triển chỉ số PAPI luôn làm ông Chinh trăn trở. Từ đó, ông mày mò, suy nghĩ cách làm để áp dụng ở phường và những bức thư đã ra đời trong sự ngạc nhiên, thích thú của nhiều người. Ông Chinh cho biết: “Mới đầu đưa ra ý tưởng này, nhiều người nghĩ sẽ rất khó khăn nhưng tôi vẫn kiên quyết chỉ đạo làm cho bằng được. Là phường làm đầu tiên nên khó khăn nhất là mẫu của từng loại thư làm sao cho đảm bảo được nội dung, hình thức thể hiện sự trân trọng nên việc lựa chọn tông màu cho từng thư cũng rất quan trọng. Khi mình làm tốt việc nhỏ này, không những người dân cảm thấy được sự quan tâm, chia sẻ của chính quyền đến cuộc sống của họ mà việc tuyên truyền chính sách của Nhà nước cũng hiệu quả hơn. Theo ông Chinh, các lá thư được phường phân loại cụ thể. Màu hồng dành cho thư chúc đám cưới, màu xanh dành cho khai sinh và màu trắng dùng cho trường hợp chia buồn nhà có tang. Thư được thiết kế trang trọng với những lời chúc phù hợp. Việc gửi thư không chỉ nhận được sự đồng tình, ủng hộ của người dân mà còn giúp cán bộ nâng cao các chỉ số hài lòng khi phục vụ dân.

Siết chặt kỷ cương hành chính

Theo UBND phường 3, thời gian qua, công tác cải cách hành chính của phường được đẩy mạnh, các thủ tục đăng ký hộ tịch, chứng thực xác nhận thủ tục về đất, môi trường, việc làm, thủ tục đối với người có công, các đối tượng chính sách... được giải quyết nhanh gọn, tạo thuận lợi cho công dân và tổ chức. Hàng năm, UBND phường còn rà soát các thủ tục hành chính trên mọi lĩnh vực đã ban hành, đồng thời bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế ở cơ sở và đúng theo quy định của pháp luật. Những thủ tục này được niêm yết công khai, đầy đủ, rõ ràng tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để người dân dễ dàng tiếp cận.

Ông Chinh cho biết: “Xác định cán bộ, công chức là cái gốc của công tác cải cách hành chính nên hàng năm, phường luôn có kế hoạch nâng cao chất lượng đội ngũ này để tạo bước chuyển biến mạnh mẽ về kỷ luật, kỷ cương và ý thức, trách nhiệm phục vụ nhân dân. Hiện đa số cán bộ chuyên trách, công chức của phường đạt chuẩn về trình độ lý luận chính trị, chuyên môn theo quy định hiện hành của Trung ương và của tỉnh. UBND phường luôn cập nhật thường xuyên và đầy đủ thông tin vào hồ sơ của cán bộ, công chức theo quy định. Đồng thời thực hiện đúng chế độ phụ cấp đối với cán bộ, công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với mức 200.000 đồng/người/tháng theo nghị quyết của HĐND tỉnh. Mặc dù vẫn còn khó khăn về cơ sở vật chất, con người nhưng chúng tôi xác định phải cố gắng bằng mọi cách để chỉ số cải cách hành chính tăng lên”.

Theo ông Đoàn Ngọc Minh ở khu phố Lê Lợi, so với trước đây, hiện mức độ hài lòng của người dân đối với cơ quan nhà nước được cải thiện rất nhiều. Cán bộ phụ trách bộ phận “một cửa” nhiệt tình hướng dẫn và rất vui vẻ khi giải quyết công việc cho dân. Điều người dân thấy thú vị nhất là gần đây phường có động tác gửi thư chúc mừng hoặc chia buồn cùng gia đình người thân khi có các sự kiện quan trọng. Còn chị Đào Thi Bích Thuận, công chức Tư pháp, cho rằng: Lãnh đạo phường luôn tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên đi học, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. Phường cũng đặt hòm thư góp ý để người dân đến liên hệ công tác có ý kiến đóng góp trong giải quyết công việc; công khai số điện thoại giúp công dân liên hệ hỏi về thủ tục mình cần cũng như phản ánh, kiến nghị về thủ tục hành chính. Nhờ đó, phường chấn chỉnh kịp thời và xử lý nghiêm những cán bộ, công chức gây phiền hà cho dân.

THÙY THẢO - NGUYỄN NGUYÊN