Từ năm 2017, nhóm tác giả Nguyễn Thanh Hoài, Huỳnh Thị Lan, Lê Thị Ngọc Hoa (Trạm Y tế xã Suối Trai, huyện Sơn Hòa) đã có sáng kiến cấp cơ sở: Thiết kế và đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm Excel vào thống kê, báo cáo y tế xã Suối Trai. Đến nay, giải pháp này ngày càng hoàn thiện và được áp dụng, phát huy hiệu quả trong thực tiễn.

Sáng kiến từ nhu cầu thực tiễn

Chăm sóc, bảo vệ và nâng cao sức khỏe của người dân tại trạm y tế là nền tảng đầu tiên của hệ thống y tế nhà nước. Trong đó, thống kê ở cấp xã là số liệu quan trọng giúp cho các nhà dự phòng dự báo được dịch bệnh để qua đó phòng chống một cách chủ động. Để quản lý được số liệu, cần có báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm làm cơ sở.

Theo khảo sát của nhóm tác giả, thời gian cho báo cáo thủ công thường chiếm 255 giờ/năm; tỉ lệ sai sót còn nhiều, thời gian nộp chậm. Quản lý thống kê không tốt sẽ gây sai lệch về số liệu hoặc lưu trữ sai thông tin dẫn đến những xáo trộn khi ban hành văn bản liên quan đến số liệu. Trước năm 2017, Trạm Y tế xã Suối Trai vẫn tổng hợp báo cáo bằng cách thủ công: sử dụng báo cáo bằng Word, in mẫu báo cáo rồi điền thông tin. Riêng các báo cáo quý, năm phải bày ra bàn và cộng dồn nhiều cột vì vậy tiến độ chậm, sai sót trong báo cáo là không tránh khỏi. Mặt khác, khối lượng công việc của nhân viên trạm y tế ngày càng nhiều, công tác khám chữa bệnh bằng bảo hiểm y tế có áp lực ngày càng cao; nhân viên y tế của trạm vừa thực hiện chức năng dự phòng, vừa làm công tác điều trị nên thời gian để đầu tư vào các báo cáo hạn chế dẫn đến việc phải làm báo cáo ngoài giờ, ngày nghỉ bù... Trạm Y tế xã Suối Trai có 6 nhân viên y tế, mỗi thành viên phải phụ trách tối thiểu 4-5 chương trình mục tiêu y tế quốc gia; trong đó có những chương trình lớn, thực hiện khó, thống kê báo cáo nhiều và phức tạp.

Từ những khó khăn nói trên, để bắt kịp nhu cầu phát triển, từ năm 2016, nhóm tác giả Trạm Y tế xã Suối Trai có sáng kiến “Thiết kế và đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm Excel vào thống kê, báo cáo hoạt động y tế xã Suối Trai”, bằng cách áp dụng phần mềm Excel vào thống kê báo cáo nhằm giúp đổi mới, nâng cao năng lực thống kê; qua đó giúp việc báo cáo thống kê có tính khoa học, hiệu quả và phù hợp với điều kiện đơn vị.

Phục vụ đắc lực cho công việc

Bác sĩ Nguyễn Thanh Hoài, Trưởng Trạm Y tế xã Suối Trai cùng cộng sự bắt tay thiết kế, xây dựng các mẫu thống kê báo cáo, sổ A1 dựa trên nền tảng phần mềm Excel; thiết lập viết tắt nhanh trên nền Excel một số triệu chứng, tên bệnh, phác đồ điều trị từng loại bệnh, từng loại thuốc đồng thời hướng dẫn từng thành viên cách tổng hợp số liệu, cách thực hiện các thao tác trên Excel. Việc thiết kế, xây dựng các mẫu thống kê báo cáo này đòi hỏi cần phải có chuyên môn y tế, kiến thức tin học và nắm rõ hoạt động của trạm y tế.

Ưu điểm của giải pháp này là khi người bệnh đến trạm y tế để khám và điều trị, tất cả thông tin đều được điền trực tiếp vào sổ A1 trên máy tính. Phần mềm tự động cập nhật các số liệu và tự động cộng dồn số liệu nên đến thời hạn nộp báo cáo, nhân viên trạm y tế chỉ cần thực hiện thao tác in và nộp. Trong quá trình nhập số liệu, nếu có sự nhầm lẫn về cột, hàng, hệ thống sẽ không cho phép hiển thị thông tin. Khi đã có báo cáo tổng hợp theo quý, năm, số liệu sẽ không được phép trực tiếp chỉnh sửa...

Nhờ áp dụng phần mềm này, việc thống kê, báo cáo y tế, tổng hợp hàng tháng, quý, năm; thống kê tất cả các mặt bệnh tại Trạm Y tế xã Suối Trai chỉ tốn tối đa 10 phút và độ chính xác gần như 100%. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm còn giúp giảm chi phí in sổ A1; việc quản lý, lưu trữ sổ A1 cũng tốt hơn; việc lấy thông tin dữ liệu nhanh và chính xác.

Y sĩ Lê Thị Mỹ Hiền, nhân viên Trạm Y tế xã Suối Trai cho biết: “Danh mục thuốc tại trạm y tế có hàng trăm loại, công tác khám chữa bệnh bằng bảo hiểm y tế lại cần phải điền rất nhiều biểu mẫu, nếu như làm thủ công sẽ rất mất thời gian. Nhờ ứng dụng phần mềm Excel vào thống kê báo cáo, chúng tôi rút ngắn thời gian làm báo cáo, giảm sai sót đến tối đa và phục vụ người bệnh tốt hơn”. 

AN NAM