Phải nhận thức đúng mục tiêu để áp dụng thành công hệ thống chất lượng theo IOS 9001: 2000 trong quản lý hành chính là nhằm xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Nó là công cụ hữu hiệu cho lãnh đạo thực hiện quản lý theo chương trình cải cách hành chính; cải cách thể chất; cải cách tổ chức bộ máy hành chính, đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức; cải cách tài chính công; hiện đại hóa nền hành chính.

Khi áp dụng ISO vào hoạt động, cảnh quá tải ở những nơi như Phòng công chứng Nhà nước sẽ không còn? - Ảnh: M.KÝ

Phú Yên đang triển khai Quyết định 144/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước.

Theo quyết định này, các cơ quan hành chính Nhà nước phải tiến hành thực hiện 4 bước việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đó là: Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng; đánh giá, cấp giấy chứng nhận; Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác và cung cấp dịch vụ công.

Từ quý III năm 2006, Văn phòng UBND tỉnh Phú Yên và Sở Nội vụ đã xây dựng, triển khai thí điểm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đến nay cơ bản thực hiện các bước quy trình, đánh giá chất lượng nội bộ và đang soát xét toàn bộ hệ thống chuẩn bị đánh giá chính thức khi tổ chức nhận. Trong quá trình triển khai, vẫn còn một số hạn chế đang từng bước khắc phục, nhất là việc xây dựng hệ thống văn bản, quy trình, quá trình chất lượng và hướng dẫn công việc… Chính vì lẽ đó, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh đã công khai cam kết chính sách chất lượng phù hợp với mục đích hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy Văn phòng cấp tỉnh để tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO qua các giai đoạn của quá trình quản lý và cung cấp dịch vụ cho tổ chức và công dân; đảm bảo việc truyền đạt, cung cấp thông tin, hướng dẫn để mọi cán bộ công chức hiểu và thực hiện tốt các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng. Vấn đề là phải làm đúng quy trình, hồ sơ chất lượng để điều hành quản lý hệ thống.

Vậy, làm thế nào để các cơ quan hành chính Nhà nước phải hoàn thành việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tinh thần nội dung Quyết định 144 của Thủ tướng Chính phủ trong giai đoạn 2006-2010? Văn phòng UBND tỉnh là đơn vị được thụ hưởng dự án, chọn làm thí điểm trong việc áp dụng hệ thống ISO vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước tại tỉnh Phú Yên. Từ thực tế triển khai, chúng tôi xin trao đổi những vấn đề sau đây:

Trước hết, phải nhận thức đúng mục tiêu để áp dụng thành công hệ thống chất lượng theo IOS 9001: 2000 trong quản lý hành chính là nhằm xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Nó là công cụ hữu hiệu cho lãnh đạo thực hiện quản lý theo chương trình cải cách hành chính; cải cách thể chất; cải cách tổ chức bộ máy hành chính, đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức; cải cách tài chính công; hiện đại hóa nền hành chính.

Hai là: Các cơ quan hành chính phải tự xác định tiêu chuẩn chất lượng công việc. Bởi lẽ chất lượng trở thành mục tiêu. Chúng ta tự xây dựng, tự đánh giá và duy trì, cải tiến việc áp dụng ISO phù hợp với quy định của pháp luật và những đặc thù về nhiệm vụ chức năng nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan, đơn vị kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý cung cấp dịch vụ công thể hiện sự công khai minh bạch, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, đúng thời gian quy định.

Ba là: Việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước là một việc làm cần thiết, đòi hỏi phải có quyết tâm cao. Nhiệm vụ của các cơ quan chức năng giúp UBND tỉnh hướng dẫn, xây dựng kế hoạch, lộ trình thực hiện; Ưu tiên thực hiện trước đối với các cơ quan, đơn vị có hoạt động liên quan trực tiếp đến nhiều tổ chức, cá nhân, từ đó rút kinh nghiệm mở rộng đến các cơ quan đơn vị khác. Kinh phí thực hiện cho hoạt động này phải được lập và bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của các ngành và địa phương để mở lớp đào tạo, phục vụ hoạt động cho chuyên gia tư vấn, đánh giá và tổ chức chứng nhận.

Bốn là: Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có rất nhiều loại văn bản giấy tờ, tài liệu. Người ta thường nghĩ rằng: “ISO 9001 là một núi giấy tờ”, điều đó có phần đúng, cũng có phần không đúng. Đúng ở chỗ: Muốn tất cả mọi việc được thực hiện một cách bài bản thì phải thể hiện bằng cách viết nó ra nhiều quy trình. Không đúng ở chỗ ISO khuyên bạn đừng rập khuôn, cần đến đâu áp dụng đến đó, ai cần văn bản gì thì có đúng văn bản đó, giúp chúng ta dễ tìm, dễ lấy, dễ dùng chứ không phải vùi sâu trong một mớ giấy tờ, không quá bị gò bó bởi các quy trình không phù hợp.

Năm là: Chủ thể của tiến hành hội nhập và cạnh tranh là Nhà nước và doanh nghiệp. Hơn lúc nào hết, chất lượng đã trở thành mục tiêu là sự bền vững của vị thế. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động quản lý là việc phải làm và có ý nghĩa quyết định để thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách, giải pháp của Đảng và Nhà nước ta trong thời kỳ đổi mới, hội nhập và phát triển.

HỒNG VIỆT

(Phó Chánh văn phòng UBND tỉnh)