Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động hành chính công là nền tảng, cơ sở quan trọng cho việc cải cách thủ tục hành chính trong thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước. Tuy nhiên, nếu không hiểu đúng thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ trở thành vật cản, đi ngược với mục tiêu cải cách hành chính của Chính phủ. Báo Phú Yên có cuộc trao đổi với bà Nguyễn Thị Bích Trâm, Phó Chi cục trưởng Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng Phú Yên xung quanh về vấn đề này.

Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Phú Yên đang được tư vấn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. Trong ảnh: Cán bộ Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Phú Yên đang làm thủ tục cấp phép hoạt động văn hóa – Ảnh: MINH NGUYỆT

 

* Làm thế nào để thực hiện được yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động hành chính công, thưa bà?

- Theo ISO 9001:2000, tiêu chuẩn này chỉ đưa ra các yêu cầu, còn làm cách nào để thực hiện được yêu cầu thì khi áp dụng, từng cơ quan, đơn vị phải tìm hiểu kỹ, chọn lựa cách thức áp dụng vào thực tế cho phù hợp. Ví dụ, theo yêu cầu của tiêu chuẩn, phải kiểm soát quá trình giao nhận hồ sơ và trả kết quả cho khách hàng của cơ quan X. Có rất nhiều cách để kiểm soát và thực hiện hiệu quả quá trình này, ta nên chọn cách phù hợp với tình hình thực tế, vừa tiết kiệm thời gian, nguồn lực vừa đem lại hiệu quả cao nhất.

* Khi các đơn vị được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng thì công việc đều đạt  hiệu quả?

- Trên thực tế, không ít cơ quan, đơn vị khi được chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 thì thấy công việc phát sinh nhiều hơn, phức tạp hơn so với trước khi áp dụng. Hoặc các doanh nghiệp sau khi được chứng nhận ISO 9001:2000 cũng có thể bị thua lỗ, phá sản. Nguyên nhân là các tổ chức, cơ quan chỉ quan tâm đến việc được chứng nhận mà chưa thực sự coi trọng các giá trị về quản lý và cải tiến chất lượng mà hệ thống quản lý chất lượng có thể mang lại. Hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2000 chỉ là một khung quản lý cơ bản, cần được bổ sung các công cụ quản lý thích hợp để gia tăng hiệu quả. Nói một cách khác, việc áp dụng hệ thống chất lượng chỉ là bước khởi đầu trên con đường quản lý chất lượng của tổ chức, đơn vị.

* Điều cần thiết để duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là gì, thưa bà?

- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 cũng như các hệ thống quản lý chất lượng khác, cơ quan, đơn vị xây dựng các quy trình, thủ tục để thực hiện các yêu cầu đó và đưa vào áp dụng thì được chứng nhận. Sau một thời gian, nếu có nhiều thay đổi trong thực tế công việc, cần phải thay đổi quy trình để phù hợp hơn, tức là phải cải tiến thường xuyên hệ thống. Nếu cơ quan, đơn vị không kịp thay đổi mà vẫn áp dụng và duy trì; hoặc có nhiều cơ quan giao cho người tư vấn biên soạn, đưa ra quy trình thủ tục mà người áp dụng chưa hiểu kỹ về tiêu chuẩn, áp dụng một cách máy móc, không thay đổi cho phù hợp với công việc, lệ thuộc vào cách xây dựng quy trình, hướng dẫn của người tư vấn thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 như gánh nặng cho công việc, làm cho công việc nhiều lên, việc áp dụng kém hiệu quả.

* Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng thực sự mang lại hiệu quả, nên quan tâm đến các yếu tố nào?

- Ngoài những yếu tố bắt buộc, chúng ta nên khảo sát, đánh giá các quá trình hoạt động hỗ trợ, quản lý và tạo sản phẩm nhằm xem xét các yếu tố hạn chế tính hiệu quả của hệ thống quản lý. Cần cải tiến thường xuyên các yếu tố đã được xác định. Trong quản lý hành chính công chưa thật sự có cơ chế thưởng phạt, các bộ phận chất lượng hoặc thư ký ISO được hình thành do kiêm nhiệm nên chưa có động lực cho việc cải tiến. Bên cạnh đó, cần cải tiến hệ thống tài liệu nhằm đáp ứng đầy đủ, chặt chẽ và hiệu quả. Có vậy, việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 mới đem lại hiệu quả thực sự, giảm bớt các thủ tục rườm rà tốn nhiều thời gian và chi phí của khách hàng, góp phần vào công cuộc cải cách hành chính trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế.

* Xin cảm ơn bà!

MINH NGUYỆT (thực hiện)