Giảm họp, giảm bớt văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước là đòi hỏi thiết yếu trong nỗ lực cải cách hành chính, đồng thời là biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Có thể nói rằng, chất lượng hội nghị là thước đo năng lực lãnh đạo chỉ đạo của các cấp, các ngành. Tâm lý chung của cán bộ dự hội nghị là muốn sự thật của tình hình được phản ảnh trung thực và nguyên nhân cụ thể được phân tích rõ ràng, từ đó mà có những biện pháp thích đáng giải quyết khó khăn, có những chủ trương công tác đúng đắn, phát huy được những cái hay, khắc phục và ngăn ngừa những điều không tốt. Qua đó, trình độ nhận thức, tư tưởng, tổ chức thực hiện sẽ được nâng lên. Tuy nhiên, những mong muốn ấy chưa đáp ứng trong một số hội nghị.
Thực trạng một số hội nghị hiện nay ra sao? Nếu đi sâu tâm trạng ngao ngán của một số cán bộ sau khi dự một số hội nghị do các Bộ, ngành TW, địa phương tổ chức sẽ thấy sự trả lời ngay thẳng nhất về vấn đề này. Một không khí mệt mỏi, thiếu hứng thú bởi mất nhiều thời gian phải đọc, phải nghe nhiều lần các báo cáo, đề án dài dòng mà nội dung ít phản ảnh trọng tâm công việc phải làm, thiếu cơ sở để đề ra những giải pháp có hiệu lực thúc đẩy sự phát triển tình hình. Do một số hội nghị cách thức làm không được bàn sâu tính kỹ, đề cập đến những vướng mắc khó khăn phát sinh nên khi về triển khai thực hiện kết quả công việc còn thấp so với yêu cầu phải họp lại nhiều lần để giải quyết, thậm chí có những việc đã kết luận rõ ràng nhưng thực hiện vẫn còn trì trệ.
Một hiện tượng khác khá phổ biến ở nhiều địa phương, cơ quan là đến chậm giờ các cuộc họp. Giấy mời bắt đầu họp lúc 7 giờ hay 7 giờ 30 phút, song thực tế phải 8 giờ hoặc 8 giờ 30 phút mới có thể khai mạc, đến 9 giờ vẫn lác đác còn người đến. Lâu dần thành thói quen, người nhận giấy mời thường phải trừ hao đi muộn để đến nơi đỡ công chờ đợi, trong khi đó lãnh đạo sốt ruột, văn phòng gọi điện thoại nhắc mời họp, ngày lại ngày cứ lo cộng việc “hỏa tốc” “thượng khẩn”. Ngoài ra, một số hội nghị tập trung chưa cao, thường diễn ra cảnh trên bục đọc báo cáo, dưới to nhỏ chuyện riêng, rồi kẻ ra người vào lộn xộn. Việc đặt ra yêu cầu ghi chép, chuẩn bị ý kiến thảo luận, tranh luận của người dự họp cũng là một nét “văn hóa họp” góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.
Trong phạm vi bài này, xin đề xuất một vài ý kiến trao đổi nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành, để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp, hội nghị.
Tùy theo tính chất, nội dung, yêu cầu và mục đích của cuộc họp, người triệu tập cần cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng hợp lý người tham dự cuộc họp cho phù hợp. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức, phương pháp tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề để tiết kiệm thời gian. Việc tổ chức hội nghị nên cân nhắc mức độ để định thời gian hợp lý, tránh kéo dài không cần thiết. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn nội dung cốt lõi của báo cáo, đề án được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, những nội dung cần xử lý tại cuộc họp, không đọc toàn văn tài liệu.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành để giảm bớt các cuộc họp, nâng cao chất lượng cuộc họp.
Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính đối với cấp dưới để giảm thiểu nhu cầu phải họp để xử lý các vụ việc phát sinh.
Để thực hiện Nghị quyết của Trung ương và Chương trình hành động của Tỉnh ủy, UBND tỉnh về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, các cơ quan, đơn vị, địa phương khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm, lễ kỷ niệm ngày thành lập của ngành, tổ chức đón nhận các danh hiệu thi đua khen thưởng Nhà nước chỉ được tổ chức trong phạm vi nội bộ cơ quan, đơn vị, phải kết hợp các nội dung giáo dục truyền thống, nâng cao hiệu quả công tác, tránh phô trương hình thức, gây lãng phí tốn kém về thời gian, tiền bạc.
Hội họp, lịch công tác dày đặc hiện nay tại các cơ quan, đơn vị, địa phương chiếm một thời lượng không hề nhỏ trong quỹ thời gian, lẽ ra phải được tận dụng cho các công tác cơ sở thiết thực hơn để phục vụ xã hội, phục vụ nhân dân. Vì vậy, giảm họp, giảm bớt văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước là đòi hỏi thiết yếu trong nỗ lực cải cách hành chính, đồng thời là biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và phải có quyết tâm chính trị cao của các cấp, các ngành và địa phương.
HỒNG VIỆT
