Ngày 28/8/1945 đã đi vào lịch sử của dân tộc Việt Nam. Đó là ngày Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu tuyên cáo trước quốc dân đồng bào và toàn thế giới về việc thành lập Chính phủ nước Việt Nam mới. Đó cũng là ngày đánh dấu sự ra đời của bộ máy giúp việc cho Chính phủ. Từ năm 2001, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định lấy ngày 28/8 hàng năm là Ngày Truyền thống Văn phòng Chính phủ và cũng là ngày truyền thống Văn phòng các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp.

Cán bộ văn phòng phường 7 (TP Tuy Hòa) tiếp dân - Ảnh: K.CHI

 

Cùng với công cuộc đổi mới của đất nước, công tác văn phòng nước ta nói chung và tỉnh Phú Yên nói riêng có những tiến bộ trên nhiều mặt. Với chức năng là  văn phòng đã tham mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo cơ quan điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Vì vậy trong thời gian qua, văn phòng đã thực hiện tốt chức năng tham mưu, thể hiện qua việc xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ của các chương trình, đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng của lãnh đạo; soạn thảo, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, nội dung và thể thức của văn bản... Bên cạnh đó, văn phòng còn làm tốt công tác phục vụ các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, họp, đi công tác; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, hậu cần phục vụ cho công tác của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước

Sự nghiệp đổi mới của đất nước do Đảng ta lãnh đạo gần 25 năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực. Trước tình hình hiện nay, những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như những đòi hỏi, xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức… đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Văn phòng trong mọi cơ quan, tổ chức cũng nằm trong bối cảnh chung đó và cần được nhanh chóng đổi mới, hiện đại.

Thứ nhất là phải đổi mới nhận thức về vai trò, chức năng của văn phòng. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, tổ chức; là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Để xây dựng văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn là chủ động xử lý thông tin được coi là chức năng cơ bản và là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng. Nhằm đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, giúp các cấp quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn, sáng tạo. Chỉ có vậy, văn phòng mới góp phần tăng năng suất lao động, đạt hiệu quả, đảm bảo sự sống còn phát triển của mọi cơ quan, tổ chức.

Thứ hai cần phải đổi mới và hiện đại hóa toàn diện văn phòng. Tất cả văn phòng đều bao gồm cấu trúc ba mặt cơ bản, đó là trang thiết bị văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng.

Ba mặt này có mối liên hệ chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Trong xu thế phải xây dựng văn phòng hiện đại, ba mặt này phải được nâng lên về chất và lượng, đảm bảo cho văn phòng đủ sức thực hiện chức năng xử lý thông tin của văn phòng hiện đại.

Cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, nhất là các thành tựu về tin học, viễn thông và sự mở rộng quan hệ, hội nhập kinh tế quốc tế, ở nước ta văn phòng hiện đại đã xuất hiện ở nhiều ngành, nhiều cơ quan, tổ chức. Riêng ở Phú Yên, thuật ngữ “văn phòng hiện đại” còn khá xa lạ. Ở các doanh nghiệp lớn mô hình văn phòng hiện đại đã phổ biến, với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Trong một số cơ quan hành chính nhà nước cấp Trung ương, tỉnh, thành phố bước đầu văn phòng đã được hiện đại hóa ở những mức độ khác nhau. Điểm yếu nhất của các văn phòng ở nước ta nói chung và Phú Yên nói riêng là hoạt động văn phòng còn mang nặng tính thụ động; chức năng phục vụ hậu cần và công việc sự vụ giấy tờ còn lấn át chức năng xử lý thông tin; trình độ xử lý thông tin và tin học hóa trong văn phòng còn thấp. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện, xã trang thiết bị văn phòng còn nghèo nàn, lạc hậu; chưa quan tâm đầu tư công nghệ thông tin; công chức, nhân viên văn phòng ít được đào tạo, thu nhập quá thấp, đời sống khó khăn.

Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào hoạt động của một số văn phòng trong thời gian vừa qua để giải quyết thủ tục hành chính, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản... bước đầu đã mang lại kết quả đáng kể. Đây là sự khởi động cần thiết để tối ưu hóa và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực vào việc thực hiện nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến mang tính đột phá về chất lượng phục vụ và phong cách làm việc của cán bộ văn phòng. Yên cầu xây dựng văn phòng theo xu huớng hiện đại nhằm đáp ứng nhiệm vụ trong tình hình mới là yêu cầu cấp bách, rất cần sự quan tâm của lãnh đạo, tinh thần trách nhiệm và sự nhiệt huyết của những người làm công tác văn phòng.

ĐOÀN PHI CÔNG

Phó Chánh Văn phòng UBND huyện Sơn Hòa