Bà Nguyễn Thị Thu T, trú tại TP Tuy Hòa hỏi: Theo quy định của pháp luật, đối với công ty cổ phần, trường hợp công ty không thể triệu tập họp đại hội đồng cổ đông được, thì có thể thông qua quyết định của đại hội đồng cổ đông theo hình thức khác hay không? Thẩm quyền và thể thức thông qua quyết định bằng hình thức này được thực hiện như thế nào?

Trả lời: Theo quy định tại Điều 104 và Điều 105 Luật doanh nghiệp, đại hội đồng cổ đông có thể thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Trừ các vấn đề mà Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty có quy định, quyết định của đại hội đồng cổ đông phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, đại hội đồng cổ đông có thể thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Việc thông qua quyết định của đại hội đồng cổ đông bằng hình thức này, được quy định cụ thể như sau:

Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của đại hội đồng cổ đông bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty. Khi thực hiện việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, hội đồng quản trị phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo quyết định của đại hội đồng cổ đông và các tài liệu giải trình dự thảo quyết định. Phiếu lấy ý kiến kèm theo dự thảo quyết định và tài liệu giải trình phải được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của từng cổ đông;

Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu. Các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở đều không hợp lệ.

Hội đồng quản trị kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm chức vụ quản lý công ty;

Các thành viên hội đồng quản trị và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu, liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác.

Biên bản kết quả kiểm phiếu phải được gửi về các cổ đông trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu;

Quyết định của đại hội đồng cổ đông được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản, nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết chấp thuận. Quyết định của đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày quyết định được thông qua.

Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, toàn văn nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến đều phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty;

Quyết định được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như quyết định được thông qua tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông.

Luật sư NGÔ MINH TÙNG