Giao tiếp công sở là một nét đẹp văn hóa góp phần xây dựng cơ quan đơn vị trong sạch vững mạnh trong tiến trình xây dựng một xã hội văn minh, phồn vinh và hiện đại.

Văn hóa giao tiếp nơi công sở góp phần tạo nên văn hóa công sở - Ảnh: T.DIỆU

Giao tiếp công sở là một bộ phận cấu thành văn hóa công sở. Đó là những vấn đề tưởng như vô hình, khó định dạng nhưng lại rất cụ thể, dễ thấy như trang phục, đi đứng, thái độ ứng xử (tiếng chào hỏi, cái bắt tay, lời giải thích, cách trả lời, hướng dẫn…) của cán bộ, công chức, viên chức (ở cơ quan hành chính nhà nước), nhân viên lễ tân, bán hàng, phục vụ… (ở các doanh nghiệp, công ty) trong giao tiếp công việc liên quan đến công sở. Ở đó, mỗi tình huống ứng xử cụ thể sẽ làm toát lên hành vi phẩm hạnh của cán bộ, công chức; có ảnh hưởng tốt hoặc không tốt đến cơ quan, công sở mà người đó đang làm việc.

Bên cạnh việc quy định về y phục của cán bộ, nhân viên khi đón tiếp khách nước ngoài và làm việc tại công sở, thì sự tự trọng, thái độ làm việc nghiêm túc, lịch sự đã gây ấn tượng tốt và thân thiện khi tiếp xúc với mọi thành phần, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thể hiện tính nghiêm túc của cơ quan công quyền, góp phần nâng cao uy tín, quảng bá hình ảnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty, doanh nghiệp.

Việc bắt tay khi chào hỏi hoặc tạm biệt cứ tưởng là chuyện nhỏ nhặt trong giao tiếp nhưng cũng có ngôn ngữ riêng của nó. Cần bắt tay nhau với tư thế bình đẳng, đứng thẳng người. Trong mọi trường hợp không nên tỏ thái độ khúm núm, cong gập người quá độ, dù người đó đáng kính trọng đến mức nào đi nữa. Không nên bắt tay bằng tay trái vì như thế là vô lễ. Cũng có trường hợp vừa bắt tay, vừa ngậm thuốc lá; tay bắt tay đút túi quần, tay bắt mắt nhìn nơi khác, bắt tay người nọ chéo tay người kia, đưa hai tay bắt với hai người cùng lúc; những cái bắt tay giữ lâu hoặc ỡm ờ, cười nói oang oang, lắc tay lia lịa, siết mạnh làm người khác bị đau… Trừ bạn bè thân thiết, những kiểu bắt tay nói trên là hành vi khiếm nhã, không thể chấp nhận trong giao tiếp công sở.

Trong văn hóa công sở, có lẽ giao tiếp lời nói là công cụ quan trọng nhất. Vì vậy Quy chế văn hóa công sở các cơ quan hành chính nhà nước quy định cán bộ, công chức, viên chức phải sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc, không nói tiếng lóng, không nói tục, quát nạt. Đặc biệt là trong tiếp xúc với nhân dân phải nhã nhặn, lắng nghe, giải thích rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc. Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.

Văn hóa lời nói còn thể hiện khi giao tiếp qua điện thoại. Người lịch sự khi gọi và nghe điện thoại lúc nào cũng sử dụng âm điệu lời nói một cách nhẹ nhàng, từ tốn, diễn đạt ngắn gọn. Khi gọi phải giới thiệu tên, địa chỉ và tập trung vào nội dung công việc, kết thúc cần nói lời cảm ơn. Khi tiếp điện thoại cũng nên giới thiệu trước bằng câu “Văn phòng X xin nghe”. Không nên cao giọng, cáu gắt vì phải tiếp điện thoại liên tục hoặc phải tiếp những người rỗi việc, ưa dông dài. Cần chấn chỉnh những cán bộ, nhân viên gọi và tiếp điện thoại với thái độ thiếu nghiêm túc; lợi dụng điện thoại để ba hoa, ồn ào, dài dòng chuyện riêng mà không để ý là mình có khách đang đợi.

MẠNH MINH TÂM