Mục đích của việc thực hiện cơ chế “một cửa” nhằm đạt được bước chuyển căn bản trong quan hệ, thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính Nhà nước với tổ chức, công dân, giảm phiền hà cho tổ chức, công dân, chống tệ quan liêu, tham nhũng, cửa quyền của cán bộ, công chức, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước.
Với những lĩnh vực được áp dụng cơ chế “một cửa”, ở những nơi thực hiện đúng cơ chế này, kết quả chung đã được dư luận đánh giá cao là thủ tục hành chính rõ ràng minh bạch, công khai, bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, thời gian qua, báo chí cũng phản ánh còn nhiều bất cập trong quá trình thực hiện mô hình “một cửa”, “cơ chế” một cửa liên thông còn nặng nề về hình thức, thủ tục rườm rà, trùng lắp, chưa thống nhất. Một số nơi chưa thực hiện đúng theo quy định về quản lý hồ sơ, giao trả kết quả, công khai thủ tục, bố trí địa điểm tiếp nhận yêu cầu của dân không đảm bảo, nhất là cơ sở.
Ở đây, xin đề cập một vấn đề thực tế về quản lý hồ sơ trong thực hiện cơ chế “một cửa” ở các cơ quan, tổ chức hiện nay. Xét về công tác văn thư nói chung, việc quản lý hồ sơ trong thực hiện cơ chế “một cửa” nói riêng, quy trình tiếp nhận yêu cầu (hồ sơ) và giải quyết công việc hoàn toàn phù hợp với quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản trong các quy định về công tác văn thư. Bằng mô hình này, từng cơ quan nói riêng và bộ máy hành chính Nhà nước nói chung đã giải quyết công việc một cách có hiệu quả trong những lĩnh vực cấp bách, nhạy cảm trong xã hội (các vấn đề đất đai, xây dựng, đăng ký kinh doanh,...). Các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” nếu thực hiện đúng theo quy trình, quy chế thì việc quản lý chúng cũng hoàn toàn phù hợp với các quy định và yêu cầu của công tác văn thư.
Về việc lập, lưu hồ sơ cũng có phần chú ý hơn. Do hồ sơ tiếp nhận cũng đã hình thành theo mẫu, theo việc cụ thể, khi chuyên viên xử lý xong công việc và trả kết quả cũng là khi kết thúc hồ sơ nên việc “mở” và “đóng” hồ sơ rất thuận lợi. Ở những nơi đã có quy trình rõ về việc chuyên viên phải lập hồ sơ công việc, lưu hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ thì việc này được thực hiện khá tốt. Cho dù nơi lưu hồ sơ công việc có khác nhau, nhưng nếu lưu đủ, tra tìm tốt và giao nộp vào lưu trữ đúng thời hạn cũng là đảm bảo được yêu cầu của việc quản lý hồ sơ.
Cán bộ công chức tham gia vào quy trình “một cửa” mặc dù đã được lựa chọn, đã thường xuyên bồi dưỡng kiến thức, được quan tâm chỉ đạo, được quy định trách nhiệm rõ ràng, song ở nhiều nơi, nhiều lúc vẫn còn sai sót, chậm trễ, chưa đáp ứng được yêu cầu chung.
Để quản lý hồ sơ trong thực hiện cơ chế “một cửa” góp phần tích cực, trực tiếp vào tiến trình cải cách thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của cơ quan, cần quan tâm triển khai thực hiện tốt các vấn đề liên quan.
Thứ nhất trong thực hiện mô hình “một cửa”, bộ phận “một cửa” chính là bộ phận văn thư. Vì vậy, các cơ quan cần xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm cả bộ phận “một cửa” để các phòng, ban trong cơ quan thực hiện thống nhất quy định việc quản lý hồ sơ, tài liệu.
Thứ hai, tăng cường vai trò của cơ quan quản lý chuyên môn về các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế “một cửa” đối với các quy định có tính mẫu như: Mẫu hồ sơ, mẫu văn bản, mẫu quy trình, mẫu các yêu cầu thủ tục... theo hướng đơn giản hóa.
Thứ ba, cơ quan quản lý văn thư, lưu trữ cần phối hợp tham gia cùng các ngành, địa phương trong việc xác định thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ, tài liệu nói chung đặc biệt cho các loại hồ sơ, tài liệu trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa”. Bởi lẽ bất kể công việc gì sau khi hồ sơ kết thúc, cũng vẫn cần không chỉ để tra cứu cho hoạt động hiện hành của cơ quan, mà có những hồ sơ về các vụ việc đặc biệt, điển hình, tiêu biểu còn có giá trị cho nghiên cứu sau này.
Thứ tư, quy trình giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa” mới chỉ được quan tâm đến khi trao trả kết quả cho tổ chức, công dân và kết thúc hồ sơ là còn chưa thỏa đáng. Quy trình này cần phải được quy định rõ hơn về trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong cơ quan và của từng chuyên viên theo dõi lĩnh vực đối với việc lưu hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Cuối cùng là phải đổi mới nội dung phương pháp lập hồ sơ một cách khoa học, hiệu quả. Các ngành, các cấp cần có những quy định cụ thể để đưa việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ thành nề nếp. Cần áp dụng công nghệ thông tin và các quy trình giải quyết công việc tiên tiến để công tác văn thư, bộ phận “một cửa” phục vụ bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành thông suốt, chính xác, nhanh chóng, có hiệu quả cao nhất.
NGUYỄN HỒNG VIỆT
Phó Chánh văn phòng UBND tỉnh Phú Yên
