Với suy nghĩ “Đâu cần thanh niên có, việc gì khó có thanh niên”, Chi đoàn Sở GTVT Phú Yên đã mạnh dạn ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính, mang lại hiệu quả thiết thực cho công tác điều hành cơ quan…

Đoàn viên Chi đoàn Sở GTVT Phú Yên trồng cây bảo vệ môi trường - Ảnh: C.T.V

Chi đoàn Sở GTVT hiện có 35 đoàn viên, công tác ở hầu hết các phòng, ban. Anh Huỳnh Mỹ Phong, Bí thư Chi đoàn, cho biết: Trước đây, công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tại sở còn theo hình thức “tay trao tay”. Nhiều công văn đến – đi thường được xử lý không kịp thời, đặt biệt là các công văn “khẩn”. Công tác quản lý, lưu trữ còn nặng nề, việc tra cứu văn bản cũng gặp nhiều khó khăn, tốn kém thời gian công sức. Với các văn bản dài, cần gửi cho nhiều bộ phận thì văn thư phải sao chép rồi mới gửi đi. Cơ quan có số lượng văn bản lớn nên hàng tháng chi phí văn phòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ. Vì thế, năm 2011, Ban chấp hành Chi đoàn đã đề xuất với Đảng ủy, lãnh đạo sở cho xây dựng phần mềm quản lý công văn đến – đi (WEBDH) để áp dụng trong việc xử lý, lưu trữ công văn của đơn vị.

Phần mềm điều hành văn phòng được ứng dụng đã đem lại hiệu quả thiết thực trong công tác cải cách hành chính tại Sở GTVT. Người sử dụng chương trình này có thể tạo lập hồ sơ xử lý công việc để xử lý văn bản đến hoặc thực hiện các yêu cầu của lãnh đạo. Cán bộ soạn thảo các văn bản nội bộ, trình lãnh đạo văn phòng phê duyệt và công bố nội bộ được nhanh chóng. Công tác lưu trữ, tìm kiếm các văn bản cũng chính xác và kịp thời; chi phí văn phòng phẩm, thời gian trong việc trình lãnh đạo xử lý và phát hành, lưu trữ văn bản cũng tiết kiệm hơn nhiều so với trước.

Bên cạnh đó, Chi đoàn còn đứng ra đảm nhận các công trình, phần việc đòi hỏi sự sáng tạo, xung kích của tuổi trẻ. Hàng năm, Chi đoàn tổ chức thăm, tặng quà cho các gia đình khó khăn, đối tượng chính sách; nhận đỡ đầu cho một học sinh có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn ở Tuy An...

Bí thư Đoàn khối Các cơ quan tỉnh Lê Thị Thanh Bích nhận xét: “Đăng ký xây dựng và quản lý phần mềm điều hành văn phòng mang lại hiệu quả thiết thực cho thấy Chi đoàn Sở GTVT luôn chủ động tìm tòi, đổi mới trong quá trình hoạt động, tham gia tốt các phong trào do Đoàn khối tổ chức. Thời gian qua, tập thể và một số cá nhân của Chi đoàn liên tục được Đoàn khối tuyên dương”.

QUÝ HÒA