Sản phẩm của quản lý hành chính khác với sản phẩm trong sản xuất kinh doanh, khiến nhiều người không xác định rõ sản phẩm của mình là gì. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu định hướng về phạm vi áp dụng.
Sở Văn hóa - Thể thao - Du lịch Phú Yên thực hiện cơ chế một cửa. - Ảnh: M.NGUYỆT
Thông thường, các cơ quan hành chính sẽ chủ động giới hạn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đến một vài hoạt động cụ thể thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị để từng bước làm quen với phương pháp quản lý mới. Tuy nhiên, nếu không có định hướng và lộ trình rõ ràng của việc mở rộng phạm vi áp dụng hệ thống quản lý này thì cơ quan hành chính sẽ gặp nhiều khó khăn do thiếu tính đồng bộ. Ngoài ra, cơ quan hành chính sẽ chịu áp lực lớn tạo nên bởi sự không tương xứng giữa mong đợi của xã hội từ việc cải tiến hiệu quả công tác quản lý nhà nước mà cơ quan hành chính thực hiện. Trong quá trình thực hiện quản lý hành chính, sản phẩm của đơn vị chính là công việc được hoàn thành theo chức năng nhiệm vụ được giao. Đó là công văn, quyết định, giấy phép, giấy đăng ký, đề án, văn bản pháp quy, chính sách, chế độ… Khách hàng của cơ quan quản lý hành chính là người dân, cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan phối hợp cùng cấp hoặc cấp dưới trực tiếp hoặc gián tiếp nhận những sản phẩm. Có điều cần chú ý, chính khách hàng (người dân) cũng tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm.
Có nhiều lãnh đạo vì muốn đồng bộ, toàn diện nên triển khai một lúc cho tất cả các lĩnh vực khác nhau, điều này đòi hỏi nguồn nhân lực cao. Do vậy cần lựa chọn một vài công việc quan trọng có quan hệ trực tiếp đến người dân làm trước, góp phần cải cách thủ tục hành chính, sau đó rút kinh nghiệm, nhân rộng các công việc khác. Đối với những công việc, lĩnh vực đòi hỏi có sự phối hợp nhiều cơ quan, ngành khác nhau thì cần có sự áp dụng đồng bộ, cùng một lúc giữa các cơ quan quản lý với cơ quan chủ quản và các cơ quan phối hợp. Hiệu quả của việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý mới này chỉ có thể có được và thấy được nếu tất cả các cấp, các ngành cùng triển khai xây dựng và áp dụng.
Áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong hoạt động quản lý hành chính được xác định sẽ có những tác động tích cực khi giúp cho cơ quan hành chính có cơ hội rà soát, chuẩn hóa quy trình thủ tục hành chính về trình tự, thời gian, tiến độ thực hiện công việc; làm rõ trách nhiệm từng công đoạn, tăng cường sự phối hợp trong xử lý công việc; cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ; xây dựng phong cách, môi trường làm việc khoa học. Tuy nhiên, quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này cũng vấp phải một số khó khăn. Đó là khó khăn về cơ sở vật chất, thiếu cơ chế khuyến khích gắn năng suất, hiệu quả công việc với quyền lợi vật chất của cán bộ công chức; chưa hiểu rõ bản chất của việc áp dụng mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9000 trong lĩnh vực hành chính. Từ đó dẫn đến không có định hướng rõ ràng về phạm vi áp dụng của hệ thống và không chú trọng đến việc thực hiện các nguyên tắc quản lý chất lượng mà bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đề ra.
Nhiều ý kiến cho rằng sự xuất hiện của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã làm nảy sinh một công nghệ ăn theo, đó là tư vấn và chứng nhận. Thực ra không hẳn đã là như vậy. Tổ chức tư vấn phải giúp đơn vị hiểu rõ được yêu cầu tiêu chuẩn và tư vấn cách thức xây dựng, áp dụng, duy trì có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với đặc điểm tổ chức, sản phẩm hoặc dịch vụ mà đơn vị đó cung cấp. Một vài tổ chức tư vấn làm ăn chính đáng nhưng do đội ngũ cán bộ tư vấn còn thiếu kinh nghiệm hoặc do “chạy đua về doanh số” cho nên đã nảy sinh ra hiện tượng “chuyển giao công nghệ quản lý” một cách như “nuôi gà công nghiệp”. Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng nhưng chưa thật sự phù hợp với thực tế, cồng kềnh, cứng nhắc, nhiều giấy tờ, thủ tục rắc rối, hệ thống quá máy móc, chỉ chú ý đến yêu cầu tiêu chuẩn mà không để ý đến điều kiện thực tế của đơn vị mình tư vấn. Thêm vào đó, vì chạy đua với thời gian, muốn nhanh có được chứng chỉ nên thời gian áp dụng hệ thống quá ngắn, không đủ cho cán bộ công chức, những đánh giá viên nội bộ tích lũy kinh nghiệm. Sau khi đánh giá, không còn sự giúp đỡ trực tiếp từ đơn vị tư vấn cho nên hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng ở một số đơn vị còn thấp.
Nguyên tắc cơ bản cho việc lựa chọn phạm vi áp dụng là tập trung vào các dịch vụ công phục vụ tổ chức và công dân, nhất là cơ chế một cửa và một cửa liên thông mà đơn vị đã và đang áp dụng. Lựa chọn những hoạt động có tính thường xuyên, yêu cầu có sự phối hợp giữa nhiều phòng, ban để áp dụng. Với những hoạt động đang bị hạn chế bởi thiếu hành lang pháp lý hoặc sắp bị điều chỉnh bởi sự thay đổi của luật nên đưa vào áp dụng ISO ở giai đoạn sau. Do hệ thống ISO không phải cố định nên việc cải tiến quy trình cho hiệu quả là việc cần phải thường xuyên thực hiện, kể cả sau khi hệ thống quản lý chất lượng đã được đánh giá và cấp giấy chứng nhận cho đơn vị.
NGUYỄN ANH TUẤN
(Công ty tư vấn AHEAD)
