Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động của Sở Khoa học - Công nghệ (KHCN) Phú Yên trong thời gian qua đã từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý.

Sở Khoa học - Công nghệ Phú Yên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 - Ảnh: MINH NGUYỆT

 

Sở KHCN Phú Yên đã thành lập ban ISO triển khai hệ thống quản lý chất lượng tại sở, tổ chức lớp đào tạo nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 cho công chức khối văn phòng sở. Ban ISO sở cùng đơn vị tư vấn tiến hành khảo sát tại các phòng để xác định phạm vi áp dụng, lựa chọn những lĩnh vực của từng phòng để tiến hành soạn thảo tài liệu và giúp các bộ phận tiếp cận yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Văn phòng sở, Phòng Quản lý khoa học, Phòng Thông tin KHCN và sở hữu trí tuệ, Thanh tra sở, Phòng Quản lý công nghệ và An toàn bức xạ hạt nhân đã đưa hệ thống tài liệu được soạn thảo áp dụng vào thực tế với các quy trình bắt buôïc theo yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000 cùng các quy trình tác nghiệp. Sở đã tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ lần 1 và lần 2 nhằm hoàn thiện hệ thống, nâng cao nhận thức cho công chức các phòng trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Kết quả các cuộc đánh giá được lưu hồ sơ bao gồm: Kế hoạch đánh giá, ghi chép trong quá trình đánh giá và hành động khắc phục sau đánh giá chất lượng nội bộ. Sở KHCN công khai các thủ tục hành chính áp dụng ISO tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả; đảm bảo giải quyết kịp thời, chính xác, đúng pháp luật các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền (các phòng vào sổ tiếp nhận để theo dõi hồ sơ giải quyết đúng hạn, trước hạn, trễ hạn, tồn đọng). Cán bộ công chức sở được đào tạo có đủ năng lực, trình độ, đạo đức để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Luôn duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội. Lãnh đạo sở đảm bảo đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của tổ chức, công dân thông qua việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, thực hiện, duy trì, thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lượng như: Đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ, trang bị đầy đủ máy móc thiết bị cho cán bộ công chức.

Sở KHCN theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định; đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp; thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng; xây dựng kế hoạch triển khai, gửi phiếu thăm dò ý kliến đến các tổ chức, kết quả đánh giá tốt, đạt yêu cầu; đơn vị tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ, đồng thời họp lãnh đạo xem xét quá trình thực hiện các công việc. Trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000, các phòng đã từng bước nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9001: 2000 trong hành chính công, đã có những bước cải tiến để kiểm soát tốt công việc hàng ngày như mở sổ và cập nhật các thông tin để theo dõi, kiểm soát thời gian xử lý các loại hồ sơ; theo dõi các văn bản đến có yêu cầu thời gian phúc đáp. Hàng tuần trong các cuộc họp giao ban lãnh đạo đều nhắc nhở các phòng thực hiện đúng theo yêu cầu.

Qua thực tế, có thể khẳng định việc áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 mang lại hiệu quả thiết thực, tác động tích cực tới hoạt động của cơ quan; có cơ hội rà soát, chuẩn hóa quy trình, thủ tục về các nội dung như trình tự, thời gian, trách nhiệm xử lý công việc, làm rõ trách nhiệm ở từng công đoạn; đồng thời tăng cường sự phối hợp trong xử lý công việc, cải tiến việc quản lý tài liệu, hồ sơ và xây dựng phong cách, môi trường làm việc khoa học. ISO 9001: 2000 tạo ra một cơ chế quản lý, kiểm soát công việc và con người, thúc đẩy cả hệ thống làm việc đồng bộ, giúp cán bộ lãnh đạo trong giải quyết những công việc có tính sự vụ. ISO 9001: 2000 được coi là một trong những giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nước. Tuy nhiên, quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng này đã gặp một số khó khăn do nhận thức, thói quen, nếp làm việc; khó khăn về cơ sở vật chất trong cơ quan hành chính, thiếu cơ chế khuyến khích gắn năng suất, hiệu quả công việc với quyền lợi vật chất của cán bộ công chức; một số người chưa hiểu rõ bản chất của việc áp dụng mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9000 trong lĩnh vực hành chính. Từ đó dẫn đến tồn tại phổ biến là không có định hướng rõ ràng về phạm vi áp dụng của hệ thống và không chú trọng đến việc thực hành các nguyên tắc quản lý chất lượng tốt mà bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã đề cập.

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là một chủ trương đúng đắn, tuy nhiên, để việc áp dụng hệ thống này đạt hiệu quả, cần phải tiếp tục cải tiến và có cách thức triển khai cho phù hợp với từng cơ quan.

 NGUYỄN TẤN THÌNH

(Sở Khoa học - Công nghệ Phú Yên)