Để chuẩn bị nội dung bài giảng, hình ảnh và các file âm thanh, đoạn phim liên quan đến bài thuyết trình thì cần phải xây dựng bố cục, sắp xếp kiến thức, hình ảnh minh họa cho từng màn biểu diễn (Slide)... Thực hiện các bước này như sau:

Sau khi chọn mẫu template cho Slide và nhập nội dung rồi chèn một đoạn phim minh họa cho bài giảng bằng lệnh trên.

- Tạo Slide mới: Khởi động chương trình PowerPoint 2002, vào File/New

-Chọn mẫu template cho Slide (mẫu màu nền có sẵn hoặc chúng ta định dạng riêng cho Slide): Click vào dấu  trên thanh Task Pane phía bên phải màn hình, chọn Slide Design, chọn một trong các nền có sẵn hoặc vào Browse để chọn mẫu thiết kế riêng. Bạn có thể thay đổi màu Template đã chọn đậm nhạt tùy sở thích bằng cách click vào dấu như trên rồi chọn Slide Design – Color Schemes và chọn một trong các màu đó.

- Chọn màu hay ảnh nền cho Slide: Nếu không thích các Template có sẵn, bạn có thể chọn màu hay pha màu tùy thích cho Slide. Bạn cũng có thể chọn một hình ảnh để làm nền cho slide khi vào trình đơn Fortmat\ Background xuất hiện giao diện,  tiếp tục click vào  chọn Fill Effects\ Picture\ Sellect Picture  chọn đường dẫn tới tập tin hình ảnh rồi bấm vào Insert.

- Nhập Text (nhập văn bản): Chọn kiểu font chữ, kích cỡ và màu chữ trên thanh công cụ (thao tác này giống với Microsoft Word).

- Chèn một hình ảnh vào màn trình diễn: Vào trình đơn Insert\Pictures\From File, chọn đường dẫn tới tập tin chứa hình ảnh rồi bấm Insert hay bấm vào biểu tượng dưới thanh công cụ và chọn đường dẫn tới tập tin chứa hình ảnh.

- Chèn một file âm thanh hay một đoạn phim vào bài giảng: Trong bài giảng, ta cũng có thể chèn những trích đoạn của một cảnh nào đó hay những âm thanh phù hợp với bài giảng. Trước hết, bạn phải có sẵn file âm thanh, phim (video) trong máy tính (với việc này bạn dùng chương trình để cắt âm thanh, từng đoạn phim có đuôi avi, mpeg, wmv, MP4....),  sau đó thực hiện các bước sau: Nếu muốn chèn phim, hãy vào Insert\ Movies and Sounds\ Movies from file và chọn đường dẫn tới file chứa đoạn phim. Nếu chèn âm thanh, vào Insert\ Movies and Sounds\ Sounds from file chọn đường dẫn tới file âm thanh.

- Liên kết một file bất kỳ đã có sẵn trong máy: Khi soạn một bài giảng, ta cũng cần liên kết với các file khác có liên quan để giúp bài giảng phong phú hơn như: liên kết với một tập tin trong MS. Word, liên kết một trang Web có liên quan tới bài giảng hay một bài hát hoặc các Silde trong bài... Thực hiện bằng cách bôi đen đối tượng cần liên kết vào Insert\ Hyperlink (Ctrl + K ), chọn file hay trang Web cần liên kết nhấn OK.

NGỌC THẮNG