Trong quá trình nghiên cứu, học tập kinh nghiệm áp dụng TCVN ISO 9001: 2000 trong các cơ quan hành chính nhà nước ở một số cơ quan hành chính tại các tỉnh, chúng tôi nhận thấy việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đem lại nhiều lợi ích rõ rệt. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng đòi hỏi chúng ta lưu ý một số điều kiện nhất định.

Áp dụng ISO 9001: 2000, cơ quan hành chính sẽ làm việc đạt hiệu quả hơn - Ảnh: M.NGUYỆT

NHIỀU LỢI ÍCH

Việc áp dụng ISO 9001: 2000 thực chất là áp dụng phương pháp quản lý theo khoa học. ISO 9001: 2000 tạo ra một cơ chế quản lý tự động trong kiểm soát công việc và con người, thúc đẩy cả hệ thống làm việc đồng bộ, giải phóng cho người lãnh đạo khỏi những công việc có tính sự vụ. Riêng việc vận dụng vào cơ quan hành chính, ISO 9001: 2000 sẽ mang lại những lợi ích cơ bản:

ISO 9001: 2000 yêu cầu mỗi cơ quan phải xác định trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, từng bộ phận trong đơn vị thật rõ ràng. Chỉ riêng làm tốt điều này thôi cũng đã giúp hiệu quả quản lý được nâng lên rất nhiều.

Đối với những hoạt động chủ yếu của cơ quan, ISO 9001: 2000 yêu cầu phải lập thủ tục hay quy trình giải quyết. Trong quy trình đó phải chỉ rõ thứ tự các bước tiến hành công việc, thời gian và trách nhiệm cho từng bước, các biểu mẫu kèm theo. Nhờ đó, mọi công chức có liên quan được chỉ dẫn rõ ràng, thống nhất, tránh việc mỗi người hiểu theo mỗi cách. Đồng thời, hệ thống biểu mẫu đồng nhất còn tạo thuận tiện cho việc tổng hợp thông tin rất thuận tiện.

Một trong những yêu cầu không kém phần quan trọng của ISO 9001: 2000 là tổ chức phải thu nhập và phân tích dữ liệu. Yêu cầu này sẽ giúp tổ chức  lượng hóa thông tin làm cơ sở phục vụ cho các hoạt động cải tiến, đổi mới cách làm việc. Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp cho lãnh đạo tránh được những nhận xét định tính, chủ quan có thể ảnh hưởng đến đoàn kết nội bộ.

Về phía công chúng, ISO 9001: 2000 cung cấp các bằng chứng khách quan để chứng minh rằng chất lượng sản phẩm và mọi hoạt động của tổ chức đều đã được kiểm soát, từ đó họ có niềm tin vào cơ quan hành chính hơn.

CẢI TIẾN THƯỜNG XUYÊN, LIÊN TỤC

Việc áp dụng ISO 9001: 2000 trong dịch vụ hành chính ở nước ta còn là vấn đề khá mới nên khó tránh khỏi những thách thức, khó khăn nảy sinh. Do vậy, khi áp dụng ISO 9001: 2000, các tổ chức cần lưu ý đến những điểm then chốt sau:

Khi áp dụng ISP 9001:2000 cho cơ quan hành chính nào đó, nhiều công chức cơ quan thấy không có lợi gì cho riêng mình mà phải làm việc tốt hơn, trách nhiệm phải cao hơn, kỹ thuật chặt chẽ hơn. Từ đó có thể nảy sinh những “lực cản” nhất định về phía đội ngũ cán bộ. Chính vì vậy mà sự quyết tâm của ban lãnh đạo là điều kiện tiên quyết để việc áp dụng thành công. Bên cạnh đó, nhà nước cần có chính sách hỗ trợ, khuyến khích công chức, chẳng hạn như bồi dưỡng vật chất cho đội ngũ cán bộ của những tổ chức đã có chứng nhận ISO 9001: 2000

ISO 9001: 2000 chỉ nêu ra các yêu cầu phải thực hiện chứ không chỉ rõ phải thực hiện cụ thể những yêu cầu đó như thế nào, vì thế ISO không có mô hình chung cho mọi tổ chức. Mỗi tổ chức phải tùy thuộc vào đặc điểm của mình để xây dựng hệ thống cho thích hợp. Điểm giống nhau của mọi tổ chức khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 là việc đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của toàn bộ cán bộ công chức, viên chức trong thời gian khá dài (thường trong khoảng một năm). Sự thiếu kiên trì dễ dẫn đến việc bỏ cuộc giữa chừng.

Do phải tốn nhiều sức lực để xây dựng hệ thống nên sau khi nhận được giấy chứng nhận, tâm lý chung của công chức cảm thấy thỏa mãn, cho rằng mọi công việc liên quan đến ISO đã hoàn thành. Điều này rất có hại cho việc duy trì hệ thống. Lãnh đạo cần phải làm cho cán bộ nhận thức rằng đến lúc này tổ chức mới chỉ đạt được mức độ “bức tranh phác thảo” hay “bản viết thô” mà thôi. Thực tế khi vận hành thường có những trường hợp phát sinh mà khi xây dựng văn bản chưa lường hết được, hoặc văn bản đã xây dựng còn thiếu mạch lạc, chưa rõ ràng về mặt câu chữ, khó thực hiện trong thực tế... Khi đó, tổ chức cần phải tiếp tục tiến hành soát xét, điều chỉnh. Nói cách khác, sau khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức phải liên tục xem xét cải tiến hiệu lực, hiệu quả của hệ thống thông qua việc điều chỉnh hệ thống văn bản cho phù hợp với thực tế công việc.

Hoạt động này gọi là cải tiến thường xuyên, là yêu cầu bắt buộc và được thực hiện định kỳ thông qua các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến.

NGUYỄN TẤN THÌNH

Sở Khoa học – Công nghệ Phú Yên