Tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh là một yêu cầu cấp thiết đối với Viễn thông Phú Yên. Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những biện pháp không thể thiếu nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn thách thức để cạnh tranh và hội nhập.

Viễn thông Phú Yên vừa đầu tư, nâng cấp hệ thống MUCOS ở tổng đài 108 nhằm nâng cao năng lực phục vụ - Ảnh: MINH NGUYỆT

 

CHỌN GIẢI PHÁP PHÙ HỢP

Để ứng dụng CNTT vào dây chuyền sản xuất và quản lý đạt được hiệu quả, việc đầu tiên cần đến là kinh phí để mua sắm trang thiết bị tin học và bản quyền phần mềm. Tuy nhiên, kinh phí chỉ mới là điều kiện cần chứ chưa đủ. Điều cần thiết và khó khăn nhất đó là lựa chọn ra giải pháp để xây dựng mô hình ứng dụng CNTT phù hợp, tối ưu nhất cho đơn vị mình nhằm tiết kiệm cả chi phí lẫn nhân lực. Tuổi thọ của phần cứng các thiết bị tin học khá ngắn nên việc vội vã trong đầu tư thiết bị trong khi chưa có phương án hoặc bài toán ứng dụng rõ ràng và phù hợp sẽ dẫn đến tình trạng máy móc chỉ dùng để trang trí hoặc được sử dụng một cách kém hiệu quả, sai mục đích. Một khó khăn khác nữa đó là vấn đề nhân lực. Hầu hết các cơ quan, đơn vị nói chung đều vấp phải vấn đề này trong những ngày đầu triển khai ứng dụng CNTT cho đơn vị mình đó là: Kiến thức cơ sở tin học của đội ngũ nhân viên và cả lãnh đạo không đồng đều, tâm lý ngại cái mới, ngại thay đổi; thói quen, tác phong làm việc và quản lý theo những phương thức truyền thống; các quy định chưa hoàn thiện để ràng buộc mọi bộ phận, cá nhân tuân thủ theo quy trình mới, phát huy hiệu quả của việc ứng dụng CNTT. Vì vậy, để ứng dụng CNTT vào hỗ trợ công tác quản lý cũng như dây chuyền sản xuất đòi hỏi lãnh đạo phải tìm ra các giải pháp tối ưu và phù hợp với điều kiện cơ quan, tổ chức mình; đồng thời, mỗi nhân viên cũng phải tự nâng cao kiến thức tin học.

Giữa các đơn vị trực thuộc, bộ phận, cá nhân trong toàn doanh nghiệp phải có kết nối hệ thống mạng hợp nhất, không phân biệt phạm vi, khoảng cách về địa lý. Hệ thống mạng phải có băng thông đáp ứng yêu cầu các bài toán ứng dụng, khả dụng và an toàn bảo mật cao. Là nhà cung cấp các loại hình dịch vụ viễn thông tin học với mạng lưới rộng lớn, Viễn thông Phú Yên có đủ cơ sở hạ tầng để thiết lập kết nối mạng diện rộng WAN cho mọi khách hàng có nhu cầu. Trước đây, việc kết nối mạng tin học diện rộng tương đối khó khăn với mức chi phí khá cao thì nay đã trở nên hết sức đơn giản và chi phí thấp bằng cách sử dụng dịch vụ MegaWAN của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam cung cấp. MegaWAN là một trong số các dịch vụ trên nền mạng thế hệ mới NGN của VNPT cho phép kết nối các mạng máy tính của doanh nghiệp như các văn phòng, chi nhánh, cộng tác viên từ xa… thuộc các vị trí địa lý khác nhau tạo thành một mạng duy nhất và tin cậy thông qua việc sử dụng các liên kết băng rộng xDSL. Bản thân hệ thống mạng tin học diện rộng của Viễn thông Phú Yên kết nối hoàn chỉnh, thông suốt giữa 10 trụ sở chính và gần 100 đài trạm phân bố trên toàn địa bàn tỉnh hiện nay đang sử dụng MegaWAN. Nhiều cơ quan, doanh nghiệp có các hệ thống mạng lớn với yêu cầu bảo mật cao đã sử dụng dịch vụ này gồm hầu hết các ngân hàng, mạng đề án 47, mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước.    

MANG LẠI HIỆU QUẢ CAO

Việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT ở Viễn thông Phú Yên đã tạo được tác phong làm việc, điều hành sản xuất kinh doanh qua mạng. Các ứng dụng được triển khai thành công tại doanh nghiệp gồm phần mềm kế toán bưu điện, phần mềm xử lý cước, quản lý công nợ và chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý mạng ngoại vi và sửa chữa báo hỏng, hệ thống cung cấp dịch vụ nội dung và tăng cường trao đổi thông tin điều hành sản xuất kinh doanh qua mạng. Đơn vị cũng luôn chú trọng cải tiến các quy định hành chính, chuyển từ các phương thức chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh truyền thống bằng văn bản, giấy tờ sang phương thức mới bằng cách sử dụng các công cụ điều hành điện tử trên hệ thống mạng tin học đã kết nối rộng khắp đến tất cả bộ phận trong dây chuyền sản xuất và quản lý. Viễn thông Phú Yên cũng đã xây dựng trang thông tin điều hành nội bộ và tích hợp nhiều chương trình, công cụ hỗ trợ trên đó như các hệ thống tổng hợp – báo cáo nhanh, luân chuyển văn thư điện tử, đăng ký, theo dõi luồng công việc… và sử dụng thống nhất từ khối quản lý đến các đơn vị, bộ phận sản xuất.   

Viễn thông Phú Yên đã nghiên cứu và đề ra những quy định mới để tạo điều kiện triển khai các công cụ ứng dụng CNTT trong quản lý; theo đó các thông tin chỉ đạo điều hành qua các phương tiện điện tử có giá trị thi hành nội bộ; hạn chế việc sử dụng văn bản giấy tờ. Chỉ những văn bản pháp lý bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu theo quy định của nhà nước thì mới sử dụng văn bản giấy. Qua việc tăng cường sử dụng các công cụ CNTT trong điều hành tác nghiệp, doanh nghiệp cắt giảm được đáng kể các chi phí văn phòng như giấy tờ, các thiết bị in ấn, sao chụp, công sức để luân chuyển các văn bản giấy, ước tính mỗi năm tiết kiệm được cả trăm triệu đồng. Tuy nhiên, lợi ích thu được còn lớn hơn nhiều đó là công tác chỉ đạo điều hành và nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh hết sức nhanh chóng và dễ dàng, chính xác. Người lao động làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, hiệu quả công việc được đánh giá một cách rõ ràng và khách quan.

BÙI VIẾT ẤN

Phó Giám đốc Viễn thông Phú Yên