Nếu bạn là người làm công tác văn phòng, chắc hẳn các sự cố máy in gây ra, khiến bạn gặp không ít phiền phức. Các sự cố xảy ra chủ yếu liên quan đến thao tác đọc lệnh từ người dùng, chế độ lưu cache (bộ nhớ đệm) trong máy, máy in bị kẹt giấy, dịch vụ in bị lỗi. Sau đây là sáu sự cố thường gặp nhất và hướng giải quyết.

Máy in và không kết nối dịch vụ in.

1. RA LỆNH NHƯNG MÁY KHÔNG IN

Trường hợp này thường xảy ra do người dùng gửi quá nhiều lệnh in đến máy, khiến quá trình in bị “treo” hoặc vùng cache đã quá đầy. Để giải quyết vấn đề này, bạn nhấn đôi vào biểu tượng máy in đang hoạt động trên khay hệ thống, lúc này sẽ thấy một loạt các tài liệu in đang ở trạng thái Waiting, bạn hãy xóa sạch hàng đợi này, bằng cách truy cập menu Printer > Cancel All Documents (nếu chỉ muốn xóa riêng từng tài liệu, bạn nhấn chọn tài liệu đó, rồi bấm phím Delete). Khi đó, máy sẽ vẫn tiếp tục in như bình thường. Cũng có thể do các trục trặc khác như: lỗi phần mềm văn bản bằng cách bạn tắt và kích hoạt lại phần mềm đó.

2. HIỆN TƯỢNG ĐÈN VÀNG NHẤP NHÁY LIÊN TỤC

Triệu chứng dễ thấy nhất là lúc bạn đang in tài liệu, bất ngờ máy không tiếp tục in, đồng thời đèn báo hiệu màu vàng trên máy in chớp tắt liên tục. Có hai nguyên nhân gây ra sự cố này: máy in bị kẹt giấy hoặc giấy chưa thực sự tiếp xúc với bộ phận nạp giấy.

+ Máy in bị kẹt giấy: Trường hợp này không gì khác hơn là bạn phải “gỡ” giấy in bị lỗi ra khỏi máy. Tuy nhiên, tránh tình trạng kéo giấy trực tiếp từ khay, vì điều này có thể làm hỏng DRUM, khiến việc in ấn sau này sẽ khó khăn hơn.

Khi gỡ giấy ra, bạn nhớ tắt nguồn máy in trước, kế đến mở phần nắp đậy, lúc này bạn hãy lấy hộp mực ra khỏi máy và kéo phần giấy bám vào thanh cuộn ra ngoài. Cuối cùng, lắp hộp mực trở lại và tiến hành quá trình in ấn bình thường.

+ Giấy chưa tiếp xúc với bộ phận nạp: Trường hợp này rất dễ phát hiện, khi sự cố xảy ra bạn sẽ nghe tiếng “kéo giấy” của động cơ máy in đang hoạt động, bạn hãy đẩy khay giấy sát vào, cho tới khi giấy được cuộn và in dễ dàng.

3. MÁY IN KHÔNG THỂ KẾT NỐI VỚI DỊCH VỤ

Khác với hai sự cố trên, tình trạng này xảy ra ngay khi bạn in trong lần đầu tiên. Một thông báo thường có dạng Can not start spooler service xuất hiện và quá trình in không thực hiện được. Một số trường hợp in qua mạng dưới hình thức chia sẻ máy in, bạn cũng nhận được thông báo tương tự với dòng trạng thái Server down…

+ Can not start spooler service: Phần lớn nguyên nhân gây ra sự cố này là do dịch vụ in ấn đã bị vô hiệu hóa (disable) hoặc cáp kết nối giữa máy in đến máy tính không tiếp xúc tốt. Để giải quyết tình trạng này, bạn nên kiểm tra lại đầu cáp và đảm bảo rằng cáp đã được lắp đúng vị trí. Sau đó, bạn khởi động lại Windows hoặc vào Start/Run, gõ lệnh services.msc và tìm đến nhánh Print Spooler, nhấn đôi vào dịch vụ này và chọn Automatic trong phần Startup type, sau đó nhấn nút Start để khởi động dịch vụ.

+ Server down: Chỉ xảy ra khi bạn in qua môi trường mạng (sử dụng máy in chia sẻ), nguyên nhân chủ yếu là do máy chủ đã tắt. Vì vậy, thông tin không thể xuất ra máy in, bạn chỉ cần bật máy tính chia sẻ, công việc in ấn sẽ trở lại như thường.

4. HỦY TÀI LIỆU ĐANG IN

Đây là một sự cố cũng thường xảy ra, bạn đã ra lệnh in hàng chục trang tài liệu, bất ngờ bạn muốn hủy và không tiếp tục in các trang còn lại. Làm thế nào?

Để giải quyết vấn đề này, bạn vào Start\Run, gõ lệnh Cmd. Tại cửa sổ Command Prompt, bạn gõ vào Net stop spooler, nhấn Enter để dừng dịch vụ in, sau đó gõ tiếp Net Start spooler để kích hoạt lại dịch vụ in.

5. KHÔNG ĐƯỢC HÌNH ẢNH

Đó là do máy tính của bạn có thể thiếu bộ nhớ. Thử tắt máy, khởi động lại máy tính và in lại. Nếu vẫn không được, hãy kiểm tra những khả năng dưới đây:

Chọn File/Print và nhấp nút Options trong hộp thoại Print. Trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đảm bảo hộp kiểm Drawing Object đã được chọn. Cũng trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Draft Output để yêu cầu Word in các tài liệu với ít định dạng hơn. Tùy chọn này dùng để làm việc với các tài liệu trong giai đoạn sửa bản in.

Một số quy tắc sử dụng máy in được bền lâu

Nên chọn mua chủng loại giấy in theo đúng yêu cầu của sách hướng dẫn đi kèm không nên mua những giấy in kém chất lượng như quá mỏng có thể dẫn đến trường hợp kẹt giấy, không để giấy trong môi trường ẩm ướt.

Luôn cập nhật trình điều khiển (driver) cho máy in từ website của nhà sản xuất để cải thiện hoạt động của máy in như sửa lỗi các sự cố in ấn trong máy và có thêm nhiều tính năng mới.

Luôn dành thời gian vệ sinh máy in hàng tuần, không để bụi bẩn bám vào máy in hay giấy vụn sót lại trong máy vì nó sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy và nhất là bạn phải giữ cho đầu in (printhead) luôn được sạch.

N. THẮNG (tổng hợp)